Een slecht functionerende medewerker… wat nu?

Wat te doen als je merkt dat een medewerker zijn werk niet (meer) goed doet? Vrijwel elke manager krijgt hier vroeg of laat een keer mee te maken. Hoe pak je deze lastige situatie aan? Een stappenplan als leidraad.

Niets doen is geen optie

Vooropgesteld: als iemand uit je team slecht functioneert, dan moet je daar als leidinggevende iets mee. Een collega die dwarsligt kan een ontwrichtende invloed hebben op het hele team, zowel op de prestaties als de motivatie. Bovendien neemt een slecht functionerende of ongemotiveerde medewerker vaak een groot deel van jouw eigen tijd en energie in beslag. 

Misschien is het eerste waar je aan denkt: hoe raak ik deze medewerker kwijt? Maar afscheid nemen is niet altijd een goede optie – als het überhaupt tot de mogelijkheden behoort. Rigoureus ingrijpen heeft ook zijn weerslag op het team. En het aannemen en inwerken van een nieuwe collega kost veel tijd en brengt eveneens onrust met zich mee. Het is dus beter om eerst te kijken of je de situatie zelf kunt verbeteren.

Wat is er aan de hand?

Ga het gesprek aan en luister. Dat is de allereerste stap om erachter te komen wat er precies aan de hand is. En dat is nodig, want alleen als je weet waarom de ‘lastige’ medewerker doet wat hij doet, ben je in staat om iets aan de situatie te veranderen. 

Ook al ben je gefrustreerd of heb je je oordeel stiekem al gevormd, probeer met een open en nieuwsgierige houding te luisteren. Misschien heeft de medewerker wel legitieme redenen waarom hij zijn werk niet goed kan doen of niet (meer) gemotiveerd is. Als je deze kent, is het makkelijker om zijn kant te begrijpen en samen naar oplossingen te zoeken. Bovendien gaat iemand die zich gehoord voelt, zich soms vanzelf anders gedragen.    

Benoem de ontwikkelpunten

Vanuit deze basis kun je vervolgens jouw feedback delen met de medewerker. Leg uit dat je zijn welzijn belangrijk vindt, maar dat je er ook bent om de doelen van de organisatie te bereiken. Houd in je achterhoofd dat je niks bereikt met (te) harde kritiek of beschuldigingen. Creëer een professionele en veilige omgeving waarin de medewerker zich comfortabel voelt om te delen wat hij ervaart. 

Het is cruciaal voor het resultaat om het gesprek op de juiste manier aan te gaan. Houd de discussie zo ontspannen mogelijk. Geef opbouwende feedback en concrete ontwikkelpunten waarmee de betreffende medewerker aan de slag kan. 

Wees duidelijk, consistent en integer 

Tegelijk is het belangrijk dat je duidelijk bent. Wat beschouw jij als (on)gewenst gedrag? Wat wil je precies dat er verbeterd wordt? Benoem niet in elk gesprek nieuwe of andere punten, maar wees consistent. Ook in de gevolgen die je ergens aan verbindt of hoe je reageert als iemand zich niet aan afspraken houdt. Dit geldt niet alleen voor de betreffende medewerker, maar voor het hele team. 

Het helpt daarbij om zaken goed te documenteren. Maak een dossier van de gesprekken die je voert, de afspraken die je maakt en de prestaties en het gedrag van je medewerker. Zo maak je de situaties en patronen voor jezelf inzichtelijk. Misschien voelt het heftig of overdreven om een dossier bij te houden, maar het kan echt waardevol en ondersteunend zijn. En als je uiteindelijk toch moet besluiten om afscheid te nemen van de betreffende collega, maakt goede documentatie het makkelijker om de knoop door te hakken.

Tijdens dit traject kun je je als leidinggevende soms behoorlijk alleen voelen. Je kunt in de verleiding komen om de problematiek met andere teamleden te bespreken. Doe dit niet! Daarmee creëer je wantrouwen en tast je het (professionele) beeld aan wat anderen van je hebben. Blijf integer. Beperk je tot de betreffende medewerker en benader zijn situatie op een positief-kritische manier. Je doet wat je kunt om hem te helpen veranderen. 

Betrek HR tijdig

Zie je daadwerkelijk verandering bij de betreffende medewerker? Geweldig! Maar halen de gesprekken en feedback niets uit? Dan zul je verdere stappen moeten zetten. Verbind concrete consequenties aan het ongewenste gedrag. Geef aan dat je de medewerker nog een kans wil geven, maar dat hij zich dan wel voor een bepaalde datum moet verbeteren. Doet hij dat niet, dan volgt een officiële waarschuwing (of erger).

Merk je dat het de verkeerde kant opgaat? Zoek dan op tijd ondersteuning bij HR. Iemand laten gaan is een van de moeilijkste dingen voor een manager om te doen. HR kan je hierbij helpen, zodat je precies weet wat je moet doen als het tot een ontslag komt. Is het moment daar? Trek de spreekwoordelijke pleister er dan in één keer af. Stel de klus niet uit, knap zelf het vuile werk op en wees recht door zee. Een goede leider klaart ook een lastige klus als deze met stijl!

Meer handvatten? 

Je kunt bij ons veel trainingen volgen die je helpen met lastige situaties om te gaan en goed te communiceren, zoals Conflicthantering of Effectief Communiceren met NLP. Heb je vragen over deze of andere trainingen? Neem dan contact met ons op via 035 – 2 005 215 of info@bvo.nl. We staan je graag te woord.