Tips voor het geven en ontvangen van feedback

Het geven en ontvangen van feedback is van belang in elke werksituatie. Het aangeven wat er goed gaat en vooral ook wat er beter kan, zorgt immers voor betere resultaten. Toch hebben veel mensen moeite met feedback geven en ontvangen. Want hoe zorg je dat je collega je feedback niet als kritiek ervaart? En hoe voorkom je dat je zelf in de verdediging schiet als je feedback ontvangt? Onze tips helpen je daarbij.

Effectieve feedback geven in 6 stappen

Zit je in een situatie waarin je irritatiegrens is bereikt? Dan kun je twee dingen doen. Je kunt het zo laten en je ondertussen blijven irriteren, maar je kunt er ook voor kiezen om er iets van te zeggen. Vaak kiezen mensen voor de eerste optie, omdat ze geen zin hebben in een conflict. Maar dan bouwt de spanning zich alleen maar verder op. En als je er uiteindelijk dan toch iets van zegt, komt het er verkeerd uit en voelt de ander zich aangevallen. 

Herken je dit? Het kan ook anders. Hieronder geven we je aan hoe je in 6 stappen effectieve feedback geeft die zowel zakelijk en menselijk is. Zo voorkom je dat de ander gekwetst wordt, maar zeg je wel waar het op staat.

1. Maak contact en laat weten dat je feedback hebt.

“Hoi Anna, ik wil je graag feedback geven naar aanleiding van onze meeting van vanmorgen.”

2. Benoem wat jij ziet, hoort of merkt.

“Ik merk dat je vaak afdwaalt en ingaat op onderwerpen die niet op de agenda staan.”

3. Vertel hoe dat op jou overkomt. 

“Dat geeft mij het idee dat je het onderwerp van de meeting niet zo belangrijk vindt als je eigen onderwerpen.”

4. Geef aan wat volgens jou de gevolgen zijn van dat gedrag.

“Doordat je steeds afdwaalt komen we minder goed toe aan het onderwerp waarvoor we eigenlijk bij elkaar zijn gekomen.”

5. Geef aan voor jou beter zou werken.

“Ik zou het fijn vinden als je je in meetings meer focust op het onderwerp van de meeting en andere onderwerpen daarbuiten bespreekt of er een aparte meeting voor inplant.”

6. Ga het gesprek aan. Luister naar de ander en zoek samen naar een oplossing.

“Herken je je hierin? Hoe kunnen we zorgen dat dit volgende keer beter gaat? En kan ik je daarbij helpen?”

5 regels voor het goed ontvangen van feedback

Het geven van feedback is al lastig, maar het ontvangen ervan is voor veel mensen nog veel moeilijker. Je ervaart feedback al snel als kritiek en schiet dan in de verdediging. Hierdoor kan er een flinke discussie of zelfs een conflict ontstaan. Wil je beter worden in het ontvangen van feedback? Denk dan de volgende keer dat je feedback krijgt aan deze 5 regels.

1. Luister goed.

Neem de tijd om te luisteren naar wat de ander te zeggen heeft. Daarbij is het belangrijk dat je de ander uit laat praten.

2. Vat samen.

Reageer niet direct op wat de ander gezegd heeft, maar vat de feedback eerst samen. Dat voorkomt misverstanden. Vraag bijvoorbeeld: “Dus als ik het goed begrijp, zeg je dat ik afspraken niet nakom?”

3. Vraag door.

Begrijp je iets niet? Vraag dan door. Stel open vragen, zoals:

• “Over welke afspraken heb je het precies?”
• “Wanneer is dat gebeurd?”
• “Kun je me daar wat voorbeelden van geven?”

4. Doe er je voordeel mee.

Bedenk dat de ander geen feedback geeft om je te kwetsen, maar juist om je te helpen jezelf te verbeteren. Feedback kan dan ook erg waardevol zijn. Bedenk hoe jij er je voordeel mee kunt doen. Als je dat beseft, is het een stuk makkelijker om feedback te ontvangen.

5. Schiet niet in de verdediging.

Als je feedback ontvangt ben je al snel geneigd om in de verdediging te schieten en je goede bedoelingen aan te tonen. Maar wanneer je feedback krijgt gaat het niet om je bedoelingen, maar om het effect van je gedrag op de ander. Zie de feedback dan ook niet als een persoonlijke aanval maar als een manier om samen tot een beter resultaat te komen.