Effectief thuiswerken doe je zo

Ook thuis aan het werk? Dan ervaar je waarschijnlijk intussen wat alle thuiswerkers ervaren: je tijd goed verdelen tussen de was vouwen, je kinderen helpen binnen de Virtual Classroom en je deadlines halen kan nogal een uitdaging zijn. Hoogste tijd dus voor een lesje timemanagement.

Laat je niet gek maken

Eerst even dit: timemanagement bestaat niet echt. We kunnen van alles en nog wat managen, maar de tijd, de minuten die uren worden en de uren die overgaan in dagen, kunnen we niet beïnvloeden. Wat we wel kunnen managen, is hoe we de dingen aanpakken die we moeten of willen doen binnen de tijd die we hebben. Binnen de acht uur die voor een gemiddelde werkdag staan dus.
 
Goed timemanagement, om dat woord dan toch maar te gebruiken, betekent allereerst: inzien dat jíj in charge bent. Of je nu werkgever of werknemer bent, jij bent uiteindelijk de baas over wanneer je wat doet en hoe je dat doet. Laat je dus niet gek maken, zeker niet nu je thuis werkt. Houd het hoofd koel. Want alleen dan lukt het je om alle taken in huis te combineren met de workload van kantoor.

Werk alleen als je echt werkt

Een van de grootste uitdagingen van thuiswerken is dat je in de verleiding komt om allerlei dingen door elkaar af te handelen. Dat komt doordat je nu ineens verschillende sociale rollen vervult. Je bent werknemer, maar bijvoorbeeld ook partner, ouder en coach van je kinderen. Het is belangrijk om die rollen scherp uit elkaar te houden.
 
Plan je dag vanuit de verschillende rollen en stel op basis daarvan ook je prioriteiten. Heeft je kind bijvoorbeeld vooral ’s morgens jouw hulp nodig bij het online onderwijs, richt je aandacht dan ook echt daarop. Ga niet ook nog even tussendoor je werkmailtjes beantwoorden. De combinatie van deze twee rollen, die van coach van je kind en werknemer, kost vreselijk veel tijd en de resultaten worden er niet beter op. Kortom: werk alleen als je echt werkt.
 
Maar wat nu als je ’s morgens ook een conference call hebt? Tja, dan zit er niets anders op dan dit te bespreken met je leidinggevende. Juist in deze moeilijke tijd zal jou deze openheid van zaken alleen maar in dank worden afgenomen. En je zult zien: uiteindelijk leidt het tot een effectiever timemanagement aan huis.

Don’t work hard, work smart

Meer doen in minder tijd, dat is de schone kunst van de efficiëntie, helemaal als je thuis werkt. En nee, dat krijg je niet voor elkaar door harder te werken. Wel door slimmer te werken. Don’t work hard, work smart, zoals de Engelsen dat zo mooi zeggen.
Het principe is simpel: richt je alleen op dingen die daadwerkelijk belangrijk zijn. Je kunt namelijk beter 20% van je tijd besteden aan het uitvoeren van taken die 80% van het resultaat opleveren, dan dat je 80% van je tijd stopt in allerlei ditjes en datjes die maar 20% van het resultaat bepalen.
 
Kijk dus kritisch naar wat je op een dag doet. Zeg vooral nee tegen taken waar je niet noodzakelijk ja tegen hoeft zeggen. Wat dat betreft is het een voordeel om thuis kantoor te houden, want dan kan er niet ineens een collega aan je bureau staan die nog ‘even’ allerlei tussendoorklusjes van je vraagt. Nee verkopen kost namelijk een hoop tijd.

Houd een logboek bij

Wat je timemanagement zeker zal helpen, is een logboek bijhouden van wat je op een dag doet, inclusief alle verstoringen. Noteer hoeveel tijd je kwijt was aan elke e-mail, elk telefoontje en elke conference call. Waarschijnlijk valt dan op dat bepaalde zaken erg veel tijd opslurpen of schrik je van de hoeveelheid tussendoorklusjes die je doet.
 
Stel jezelf vervolgens vragen als: moet ik wel bij die meeting zijn? De maatregelen rondom social distancing hebben overigens al een enorme rem gezet op vergaderingen die niet noodzakelijk zijn. Dat heeft tot positief effect dat je een hoop tijd overhoudt.
 
Wat je zeker ook in je logboek moet opnemen zijn de verschillende taken die je vanuit je verschillende rollen vervult, en ook wanneer je die doet. Daarbij is het aan te raden om de 9-tot-5-structuur enigszins los te laten. Als je in de middag vooral actief bent in je rol van ouder, kan het verlichting geven als je wat werk naar de avonduren kunt doorschuiven. Bespreek je logboek eventueel met je leidinggevende.

Aan de slag met timemanagement?

Dat kan met trainingen als Timemanagement, Timemanagement voor Leidinggevenden of HBO Trainingsprogramma Professioneel Zelfmanagement. Bekijk deze en andere trainingen en schrijf je meteen in voor de training die het beste bij jou past.