Een opgeruimde mailbox, zo doe je dat

Hoeveel e-mails verstuur jij per dag? En hoeveel ontvang je er? Waarschijnlijk heel veel. Er blijven maar nieuwe berichten binnenstromen in je inbox, terwijl je de oude nog niet eens allemaal gelezen of afgehandeld hebt. Dat kan voor stress zorgen. Door een overvolle mailbox raak je het overzicht kwijt of vergeet je te antwoorden. Wil je meer orde creëren in je mailbox en in je hoofd? Dan helpen deze 5 tips je bij het ontwikkelen van goed mailbox management.

1. Maak slim gebruik van mappen

Waarschijnlijk maak je wel gebruik van mappen in je mailbox, maar doe je dat ook op een efficiënte manier? Je mappen indelen per onderwerp lijkt logisch, maar hieraan kan je niet zien wat haast heeft of waar je snel op moet reageren. Bovendien loop je het risico dat je al snel zoveel mappen hebt, dat je ook daarin het overzicht kwijtraakt. Wil je je mailbox echt efficiënt indelen? Dan zijn deze 3 mappen alles wat je nodig hebt:

• Spoed: dit zijn de mails waar je zo snel mogelijk op moet reageren of actie op moet ondernemen.
• Vandaag beantwoorden: Deze mails moet je wel vandaag afhandelen, maar hebben minder haast dan de mails in de spoedmap.
• Archief: Alles wat is afgehandeld plaats je in deze map. Als het goed is, zijn de andere twee mappen aan het einde van de dag leeg en staan de mails uit die mappen nu in je archief. Als je dat handig vindt, kun je binnen je archiefmap nog een aantal submappen aanmaken voor mails over specifieke onderwerpen. Zo kun je ze later sneller terugvinden.

2. Durf te verwijderen

Gebruik je archief niet als prullenbak. We zijn geneigd al onze mails te bewaren, voor het geval we ze ooit nog nodig hebben. Maar hoe vaak heb je je oude mailtjes nu echt nodig? Wees kritisch en plaats alleen echt belangrijke mails in je archief. Alles wat niet belangrijk is, kun je direct verwijderen.

3. Creëer vaste mailmomenten

Staat jouw mailbox de hele dag open? Dan is het hoog tijd om daar verandering in te brengen. Bij elke mail die binnenkomt verschijnt er een melding in beeld, en dat zorgt voor onrust. Het geeft je het gevoel dat je meteen moet reageren en dat haalt je uit je concentratie. Plan daarom vaste momenten in om je mail te checken en afhandelen, bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag, na de lunch en aan het einde van de dag. Open je mailbox alleen op deze momenten, zodat je de rest van de dag niet wordt gestoord door binnenkomende mails.

4. Stel niet uit wat je direct kunt afhandelen

Ga na hoeveel tijd het afhandelen van de binnengekomen mails je kost. Kost iets maar 1 minuut van je tijd? Doe het dan meteen. Uitstelgedrag zorgt voor minder controle over je inbox. Als je het meteen afhandelt heb je er daarna geen omkijken meer naar.

5. Neem cc en bcc ter kennisgeving aan

Ontvang je een mail waarin jij in de cc of bcc staat? Dan is deze mail meestal niet direct aan jou gericht. Dat betekent dat je er ook niet op hoeft te reageren, maar de mail alleen ter kennisgeving aan hoeft te nemen. Reageer alleen op mails die direct aan jou gericht zijn of waarin staat dat er daadwerkelijk actie van jou verwacht wordt.